Giấy tờ & kiểm định khi nhập thiết bị từ Nhật vào Việt Nam – Hướng dẫn thực tế cho nhà nhập khẩu
Tại sao giấy tờ và kiểm định lại quan trọng?
Việc nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ Nhật Bản, bao gồm máy móc cơ khí, robot công nghiệp, hệ thống tự động hóa hay thiết bị điện dân dụng cao cấp, đang trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, bên cạnh việc lựa chọn nhà cung cấp, thương hiệu hay tính năng kỹ thuật, yếu tố sống còn để đưa hàng về Việt Nam nhanh chóng, hợp pháp và không gặp rắc rối pháp lý chính là giấy tờ hợp lệ và quy trình kiểm định chính xác.
Các loại giấy tờ bắt buộc khi nhập khẩu thiết bị từ Nhật
Đối với máy móc và thiết bị điện – đặc biệt là các dòng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành (ví dụ: máy hàn, máy biến áp, thiết bị đo lường, bếp điện từ, nồi cơm cao tần…) – bạn bắt buộc phải chuẩn bị các chứng từ gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sale contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O form AJ hoặc CPTPP)
- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng (do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp)
- Chứng nhận hợp quy QCVN hoặc chứng thư giám định chất lượng từ tổ chức chỉ định (Vietcert, Quacert, Vinacontrol,…)
Đặc biệt với thiết bị điện dân dụng như nồi cơm, bếp từ, máy hút ẩm, máy lọc không khí… phải có chứng nhận hợp quy PSE từ Nhật và kiểm định lại tại Việt Nam theo QCVN.
Điểm lưu ý khi kiểm định thiết bị
Các thiết bị nhập khẩu có liên quan đến điện – điện tử – cơ khí đều cần thực hiện kiểm định tại các đơn vị được chỉ định bởi Bộ Khoa học & Công nghệ hoặc Bộ Công Thương. Thời gian kiểm định dao động 5–10 ngày làm việc và yêu cầu mẫu thật. Một số tổ chức kiểm định uy tín bạn có thể cân nhắc gồm:
- Quatest 1 (Hà Nội), Quatest 3 (TP.HCM) – chuyên thiết bị công nghiệp, điện dân dụng
- VinaControl, Intertek Vietnam – chuyên giám định hàng hóa, máy đã qua sử dụng
- Tổ chức TQC hoặc Vinacert – phù hợp xin giấy hợp quy nhanh cho đơn hàng số lượng lớn
Nếu hàng đã qua sử dụng, cần cung cấp thêm hồ sơ chứng minh năm sản xuất (thường không quá 10 năm) và biên bản thử tải, vận hành trước khi cấp giấy đủ điều kiện sử dụng.
Cơ hội và lợi ích khi làm đúng quy trình
Doanh nghiệp tuân thủ đúng quy trình nhập khẩu không chỉ tránh được các khoản phạt hành chính, mà còn dễ dàng được hỗ trợ khi làm hồ sơ xin ưu đãi thuế nhập khẩu theo các hiệp định thương mại như AJCEP, VJEPA hoặc RCEP. Ngoài ra, việc có đầy đủ kiểm định giúp doanh nghiệp yên tâm bảo hành, vận hành thiết bị trong dây chuyền mà không lo bị dừng sản xuất do sai phạm pháp lý.
Nhiều đơn vị như Toyota Boshoku, Acecook Vietnam, Thaco, Rạng Đông… đã xây dựng quy trình nhập khẩu thiết bị chuẩn hóa từ Nhật với sự tham vấn pháp lý, kỹ thuật và hậu kiểm chuyên nghiệp. Đây là tiền đề cho những doanh nghiệp nhỏ và vừa học hỏi để tăng năng lực hội nhập chuỗi cung ứng sản xuất công nghiệp.
Kết luận
Nếu bạn là doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập thiết bị từ Nhật, đừng xem nhẹ phần giấy tờ và kiểm định. Chỉ cần chuẩn bị thiếu một bước, bạn có thể mất hàng tuần tại cảng và phát sinh hàng chục triệu đồng chi phí lưu kho, thậm chí bị xử phạt hoặc buộc tái xuất hàng hóa. Hãy chọn đối tác logistics am hiểu hàng công nghiệp Nhật, làm việc với đơn vị kiểm định có kinh nghiệm, và xây dựng quy trình nhập khẩu rõ ràng từ đầu để tiết kiệm chi phí và tăng uy tín kinh doanh về lâu dài.